Od 1. januára 2011 majú orgány verejnej správy povinnosť zverejňovať každú novú zmluvu, týkajúcu sa narábania s verejnými prostriedkami na internete – inak tá nenadobudne platnosť.
Mestá, obce a vyššie územné celky by tak mali urobiť prostredníctvom svojich webových stránok, ak to nie je možné, majú možnosť zverejniť ich cez Obchodný vestník.
Doterajšia prax ukázala, že mestá a obce k tejto povinnosti pristupujú rôzne – niektoré viac zmysluplne než iné. Samo ministerstvo financií, ktoré má agendu informatizácie na starosti, konštatuje „nedostatočné vedomosti a orientáciu“ niektorých za zverejňovanie dokumentov zodpovedných osôb. Preto vydalo usmernenie, ktoré má byť praktickým návodom pre tie najbežnejšie prípady s cieľom zjednotiť súčasné pravidlá.
Základné požiadavky na tlačené texty v elektronickej podobe sú (aj) podľa tohto usmernenia čitateľnosť, kopírovateľnosť (možnosť označiť text a pracovať s ním) a možnosť manuálneho vyhľadavania jeho konkrétnych častí používateľom. Ukladanie dokumentov v grafických súboroch (napr. jpg obrázky) teda v zásade tieto všeobecné štandardy nespĺňa.
Textvo rozoznateľné nemusia byť obrázky, logá, pečiatky, symboly ani ozdobné časti textu, ktoré do ostatného textu môžu byť vložené. Celková chybovosť textového dokumentu po elektronickej konverzii nemôže byť väčšia než 1% a nesmie sa týkať kritických údajov dokumentu (napr. identifikačné údaje).
Pri prevode zmlúv do elektronickej podoby je podľa tohoto usmernenia možné použiť niekoľko spôsobov: 1) do upraviteľnej finálnej verzie zmluvy, ktorú vybavoval príslušný úrad a ktorú teda má k dispozícii, sa vložia naskenované podpisy a pečiatky a uložia sa najlepšie ako PDF-súbor. 2) menej optimálnym spôsobom je využitie obrázkového skenu (využijúc špecifickú výnimku) a zverejnenie dvoch súborov – RTF aj PDF, aby sa zachovala čitateľnosť obsahu aj výzor danej zmluvy. 3) keď úrad nemá k dispozícii originálne zdrojové elektronické zmluvy, mal by si ju vyžiadať od iného úradu resp. inej povinnej osoby alebo konvertovať (skenovať) fyzický dokument podľa odporúčaných pravidiel – tu ministerstvo upozorňuje na náročnosť overenia správnosti podpisu.
Pri zverejnených súboroch odporúča ministerstvo mestám a obciam poskytnúť pomocnú sumu údajov ako sú zmluvné strany, výška sumy, dátum podpisu zmluvy a doba jej trvania – tie by mali orientáciu v kope elektronicky archivovaných dokumentoch značne sprehľadniť.
Zverejnenie dokumentov na stránkach orgánov verejnej správy trvá po dobu neurčitú, najmenej však, dokým je ten-daný dokument platný.
Ministerstvo taktiež upozorňuje na riziko zneužitia zverenených podpisov: „Ďalším bezpečnostným faktom je, že zverejňovanie skenovaných podpisov zvyšuje riziko falšovania dokumentov, nakoľko týmto spôsobom sú pre ľubovolné a nevystopovateľnémnožstvo používateľov internetu dostupné mená a osobné podpisy mnohých osôb.“ Či budú teda oskenované podpisy súčasťou zverejnenej zmluvy, si môžu mestá a obce, resp. povinná osoba, vyberať sami.
Ilustračné foto: Inforoznava.sk
